HR-ondersteuning aan buitenlandse ondernemingen

ROGIUS in samenwerking met haar partners biedt HR-ondersteuning aan buitenlandse bedrijven in de breedste zin des woords vanaf het beslisproces op hoofdkwartier (HQ) en/of binnen de groep waartoe het in Nederland eventueel te vestigen filiaal zal gaan behoren, via het traject van voor de eerste keer opzetten van activiteiten in Nederland tot en met de nadien te doorlopen fases als eenmaal tot opstarten besloten wordt.

Als belangrijke projectfases zijn te onderscheiden:

1. Go/No go
  • Het informeren van de onderneming op gebied van arbeidsrecht in het traject dat moet leiden tot de beslissing om al dan niet in Nederland te vestigen.
  • Onderdeel daarvan kan zijn om met een of meer collega-consultant(s) uit ander land een vergelijkende kostenanalyse op te stellen tussen verschillende locaties/landen.

2. Uitvoering /uitrol

  • HR-beleid ontwikkelen en implementeren in overeenstemming met de groepsbeleid, Nederlandse wet, rechtspraak en gewoontes.
  • Overzicht inzake diverse belonings-mogelijkheden met oog op fiscaliteit.
  • De structuur en het niveau van belonings-pakketten voorstellen, afgezet tegen de markt.
  • Gekwalificeerde mensen aanwerven, al dan niet via een derde partij, per aangegeven tijdschema.

3. Samenwerking en kennisoverdracht

Om een basiskennis over te dragen en een gerichte discussie mogelijk te maken, zal het management en/of HQ desgewenst kunnen worden voorzien van uitleg op ieder gewenst niveau over:
  • Arbeidsovereenkomsten inclusief sjablonen met een uitleg over beleid inzake het aanbieden van welk bepaald type contract en beloning;
  • Inhoudelijke en formele vereisten voor beëindiging van arbeidsovereenkomsten;
  • Inkomstenbelastingen;
  • Sociale zekerheid;
  • Aantal meest in oog springende overige aspecten van de arbeidsmarkt;
Deze informatie zal branche-specifiek zijn waar mogelijk en/of relevant.

Samenwerking met de projectmanager en/of HQ is essentieel om ervoor te zorgen dat de onderneming het project op efficiënte wijze kan opstarten en op kortst mogelijk termijn zelfstandig de (meest primaire) HR-activiteit kan doen/kan aansturen, een en ander in overeenstemming met het HR-groepsbeleid.

4. Vervolgfase
Parallel als de eerste aanwervingen plaatsvinden of kort daarna, werken met het management en HQ, om een concurrentieel, met de groep verenigbaar en met de Nederlandse wetgeving overeenstemmend beloningsbeleid te creëren, op gebieden zoals:
  • Basissalaris/Variabele beloning
  • Verzekerings-voordelen/Extralegale voordelen
  • Opleiding/scholing/veiligheid
  • (On)betaald verlof/Gezondheid & welzijn, work / life balance.
Dit beleid zal worden vastgelegd, als onderdeel van een handboek en/of individueel; het zal voldoen aan wetgeving en de levende inzichten over arbeidsomstandigheden alsook aan de fiscale wetgeving.

5. Integratie in de groep
Opzetten met het management en/of HQ van een on-boarding programma dat de opneming van nieuwe medewerkers zal bevorderen, waardoor deze zich ook binnen de groep verder zouden kunnen ontwikkelen.
  • Als onderdeel van het on-boarding programma worden voor het lokale management passende en in samenspraak met HQ worden vooraf prestatiedoelstellingen geformuleerd;
  • Ook vooraf zullen de consequenties aan al dan niet behalen ervan geformuleerd worden, op een wijze die in overeenstemming is met de Nederlandse (fiscale) wet;
Over de voortgang zal op gezette tijden gereflecteerd worden.

6. 1e fase na opstart
Ondersteuning van het lokale management op de ondersteunende processen zal in deze fase nog nodig zijn. Enerzijds om continuïteit te waarborgen maar anderzijds omdat de aandacht van het management en de nieuwe medewerkers in hoofdzaak gericht zal zijn op de business ‘up and running” te krijgen. Om ervoor te zorgen dat alle geïmplementeerde processen en het geformuleerde beleid in deze periode op een correcte en juridisch conforme manier worden uitgevoerd, zal regelmatig:
  • de uitvoering qua taken en verantwoordelijkheden beoordeeld moeten worden
  • besproken moeten worden met de betreffende werknemers
  • gezorgd moeten worden voor het beheer van het overzicht van de bevindingen en afgesproken acties.
Het management zal niet alleen worden opgeleid/ondersteund in haar omgaan met de nieuwe doelstellingen en arbeidsverhoudingen maar ook opgeleid en begeleid worden in haar (eerste) contacten met externe partijen die een rol spelen op het gebied van HR, zoals:
  • vakbonden/ondernemingsraad/CAO,
  • brancheverenigingen/ ondernemersverenigingen,
  • arbodienst/verzuimbeleid,
  • accountant/loonadministrateur, etc..
Bedoeling is dat zo snel als mogelijk, lokaal management dit zelf geheel zelfstandig uitvoert.

Algemeen: voor alle FASES/MODULES
  • Iedere fase in het project zal worden verzorgd door specialistische geschoolde, uit de praktijk komende professionals, waarbij maatwerk wordt geleverd.
  • Prijsstelling kan per fase/module worden afgegeven ofwel tegen een vaste prijs ofwel op basis van een uurtarief, waarbij de declaratie uiteindelijk tot 6 minuten is gespecificeerd; zowel de projectprijs als het uurtarief is afhankelijk van de omvang van hetgeen gevraagd wordt.
  • Indien op andere gebieden (rechtsgebieden of andere terreinen, zoals accountancy, technische expertise, marktonderzoek, marketing en/of sales) nadere informatie en/of advies nodig is zal dat aangegeven worden en voorstellen gedaan worden voor externe partijen die daartoe geschikt worden geacht; opdracht aan derde(n) wordt niet eerder gegeven dan na afstemming met opdrachtgever.
  • Per fase zal op vooraf bepaald(e) moment(en) gerapporteerd worden aan HQ en/of lokaal aan te wijzen personen.